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BCCでのメール一斉配信は危険?NG理由と対策方法を紹介します

マーケター
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BCCで一斉送信したメールが届かない?
メール配信者
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BCCでのメール一斉送信のリスクは?
新入社員
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BCCとCC、TOの違いって何?

 

本記事はそんな人に向けて書いています。

この記事を読んでわかること

・BCCとCC、TOの違い

・BCC一斉送信のリスク

・BCC一斉送信が届かない原因

この記事を書いている私はメール一斉配信の業務に携わったことがあり、自分自身でもWEBマーケティング担当者として配信を行っていました。

初めはBCCを使っていたのですが、メール配信サービスを知り「BCCで本当に大丈夫なのか?」と疑問を持つようになりました。

結論からお伝えすると、BCCを使っての一斉送信は絶対的におすすめしません。

BCCには大きな危険が潜んでいました。今回は私の経験を踏まえてBCCでの一斉送信について詳しく解説していきます。

本記事を読んでわかること

・TO、CC、BCCの違い

・BCCでのメール一斉配信のリスク

・最適な一斉メール配信方法

それでは詳しく解説していきます。

TO・CC・BCCの機能とは?

それぞれの違い

メールを配信する際、宛先にTO、CC、BCC3つがあることはご存知の方も多いかと思います。まず初めにこれらが一般的にどのように使われているか確認しましょう。

TO

TOの説明

Toは宛先のことです。つまり、メールを届けたい相手のメールアドレスを指定してメールを送ります。基本的に1対1でのメール配信はTOを使います。

ただし、TOは複数設定も可能ですので、ビジネスシーンにおいて担当者が複数人いる場合などに使用します。

CC

CCの説明

CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)を略したものです。カーボン紙によって複写された文書のことを指しています。

これをメール配信に置き換えると、『TOに送った内容を複製してCCにも送る』ということになります。

転じて、電子メールの機能の一つ。CC欄に記入したアドレスにも、同じ内容のメールを送信する機能である。 本来の受信者には同内容のメールが転送されたことが通知される。

ウィキペディアより

上記より、ccは他の受信者からも見ることができるので、情報共有のために使われることが多いです。「あなた宛ではないけど内容を把握しておいてね」という、なんともメール送信者に都合の良い機能です。

ビジネスシーンでは同じチーム上司などをCCにいれるケースが多いです。

BCC

BCCの説明

BCCはブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)を略したものです。上述の「CC」にBlindが付きました。

Blindは日本語で「見ない」「見えない」などの意味があります。メール配信に置き換えると、『他の受信者からは見えない』ということになります。

受信者には別送されたメールの受信者が通知されない。会社が取引先に情報を配布する際、取引先メールアドレスを秘匿したい場合などに利用される。

ウィキペディアより

上記より、BCCは一斉送信に使われることが多いです。他の人に知られず、多くの人に一斉にメールを送ることができます。

ビジネスシーンでは価格改定のお知らせやセミナー情報を送る際などをクライアントに一斉に送る際に使われます。

まとめの画像

各機能と目的をまとめると以下のとおりです。

TO  :1対1でのメール送信

CC  :複数人への情報共有

BCC:複数人に一斉送信

BCCでの一斉送信における最大のリスクは情報漏洩

個人情報の流出

bccでのメール配信による情報漏洩のリスク

ここまで読んでいただいた方はBCCでの一斉送信は問題ないように感じると思います。私も以前はそう考えていました。

しかし、実際にはリスクが潜んでいたのでお伝えします。以下の内容が当てはまる場合は必ず読んでください。

必ず読んで欲しい人

メール配信でBCCを使っている

個人情報の流出は絶対に避けたい

実はBCCで情報漏洩することはありません。しかし、実際はメール一斉送信による『情報漏洩』のニュースが定期的に流れてきます。

BCCだとなぜ情報漏洩してしまうのでしょうか?

それは、BCCで送るつもりのメールをTOやCCで送ってしまっているからです。つまり、人的ミスが原因です

実際に私自身も過去、BCCで送るべき内容を間違ってCCで送ってしまったことがありますし、同様の間違いメールを受け取ったこともあります。

当時はまだまだ個人情報について厳しくはなかったですが、昨今の個人情報への世間の反応を見ると「うっかり間違えて」では通用しないケースもあります。場合によっては損害賠償を求められることもあるので、細心の注意が必要です。

また、SNSの普及によりTwitterなどでも取り上げられるケースもあります。もし、非難・批判が殺到して炎上してしまえば世間からの信用は一気に失うこととなります。

bccで送ったメールは、ばれないのか?

BCCって本当にばれないの?

他のメール受信者からはbcc宛の送り先は見えません

メールの送受信では、ネットワーク上のデータを通信しています。メール送受信に使われる通信は「SMTP」「POP」「IMAP」というプロトコルで、通信の規約や約束事を守る必要があります。

メールの宛先情報はメールの本体に記載されていない

つまり、技術的にbccでの一斉配信がばれることはありません。あくまで人的ミスによる情報漏洩が起きてしまっているのです。

bccがばれないことについては以下の記事で詳しく解説しています。

bccで送ったメールはバレるのか
bccで送ったメールは、ばれるのか?【徹底解説】 ビジネスメールを送るときにbccを使って同時に複数人にメールを送ったことがある人は多いと思います。 bccとはブラインド・...

BCCによるメール誤送信の事例

実際にbccによる情報漏洩は、市町村や大手企業、学校や病院など、どういった組織でも関係なく頻発しています。

また、コロナウィルスの影響でイベントが中止になり、一斉連絡する企業や団体が「誤送信」してしまったというニュースをよく見かけるようになりました。

実際にbccによる誤送信が起きた例を紹介します。

熊本市

熊本市は市が緑化推進の目的から実施している市民向け事業のメールを送る際、bccで送るべきところを誤って CC に入力したため、全員のメールアドレスが表示されたまま送信した。

発生日時:2020年2月25日
情報流出数:294件
漏洩情報:リストに登録されているメールアドレス

出展:【報道資料】記念樹希望者へのメールアドレスの誤送信について/熊本市

グンゼ株式会社

商品クーポンを発行した株主に対し、クーポン使用期限についてのお知らせメールを送信する際、「BCC」で送信すべきところ「宛先(TO)」で一斉送信してしまった。

発生日時:2020年3月3日
情報流出数:210件
漏洩情報:株主のメールアドレス

出展:メールアドレス流出に関するお詫び/グンゼ株式会社

日本財団

日本財団が運営管理する「国立ハンセン病資料館」で開催予定だったイベント「石井正則写真展トークイベント『ハンセン病療養所の写真と音楽』」に関するメールをBCCで送信するべきところ操作をあやまり、TOで送信。

発生日時:2020年2月28日
情報流出数:131件
漏洩情報:イベント参加予定者のメールアドレス

出展:【個人メールアドレスの流出に関するご報告とお詫び】/日本財団

兵庫県立大

兵庫県立大学は、新型コロナウイルスの影響で合同企業説明会が中止となった旨のメールを配信する際、BCCに設定するアドレスを誤ってTOに入力したことで、個人のメールアドレスが流出した。

発生日時:2020年2月27日
情報流出数:4,500名
漏洩情報:学生のメールアドレス

出展: 兵庫県立大学の学生に対するメールアドレスの誤配信について

横浜市立大学付属病院

横浜市立大学付属病院の泌尿器科においてにて、臨床研究に関係する情報共有のメールを送る際、患者情報を含むメールを誤って不明なアドレスに送信し、患者情報を漏洩した。

発生日時:2019年8月5日
情報流出数:3,411件
漏洩情報:患者情報(氏名、生年月日、性別、手術施行日など)

出展: 臨床研究におけるメール誤送信による患者情報の漏えいについて

Twitterより

Twitterを見ると、様々な企業が情報漏洩で取り上げられています。

その他、メールによっての情報漏洩情報はサイバーセキュリティ.comに多数掲載されています。

情報漏洩は最悪の場合、多額の損害賠償を求められることもあります。くれぐれもBCCでの一斉配信は注意しましょう。

BCCで一斉送信したメールが届かない危険性

メールが届かない

ここまではBCCでの誤送信による危険性についてお伝えいしました。もし、上記のような人的ミスだけがリスクなのであれば、ダブルチェックや仕組み化など対策をすることも可能です。

実は、BCCには人的ミス以外にもシステム的なリスクも多数潜んでいます。

迷惑メールと判定される

メールを大量送信すると迷惑メールと認識されてしまうケースがあります。メールサーバーにはIPアドレスと呼ばれるネットワーク上の機器を識別するために指定するネットワーク層における識別用の番号があります。ネットワーク上の住所のようなものです。

通常のメールを送ることに問題はないのですが、大量のメルマガなどを送り続けていると、受信元のプロバイダやキャリアから、迷惑メールと判定されてしまい、受信をブロックされてしまう可能性があります。

1度迷惑メールと判定されてしまうと、同じメールサーバーから配信されるメールは迷惑メールと認定され、迷惑メールフォルダに直接入っていしまいます。

メール一斉送信とBCCは相性が悪い

ブラックリストに認定される

上述したようにBCCでの一斉メール配信は迷惑メールと認定される可能性が高いです。さらに、それに気づかず配信を続けていると、スパムメールに関する第三者機関より送信元のIPアドレスがブラックリストに認定される可能性があります。

ブラックリストに認定されてしまった場合は、メール配信は拒否され、迷惑メールフォルダにすらメールが届かなくなってしまいます。

多くの人に一斉配信を行うつもりが、メールが届かなくなってしまうなんて本末転倒ですよね。

実際に重要なメールを送ったものの、ブラックリストに追加されていて受信できていないケースなども発生しているようです。

また、ブラックリストに追加されたIPアドレスからのメールは、たとえ一斉送信でなくてもメールが届かなくなってしまいます。そうなれば通常業務にも支障が出てしまいます。

意図せずとも、ブラックリストに追加されていることはあるので、メール担当の方はブラックリスト登録のチェックを定期的に行いましょう。

確認方法はこちらの記事で解説しています。

メールのブラックリストを確認・解除する方法のアイキャッチ画像
メールのブラックリストを確認・解除する方法【3分で解決】 この記事はそんな人に向けて書いています。 もし、あなたのメールアドレスがブラックリストに登録されて...

・ブラックリストに追加されるとメールは届かない

・定期的にブラックリスト登録のチェックを行おう

BCCでの一斉送信によるデメリット

ここまでは「情報漏洩」、「メールが届かない」など極めて重要なリスクをお伝えいしてきました。

ここからは、大きなリスクはないもののデメリットととなる可能性に言及します。

プロバイダやキャリアによる受信ブロック

受信ブロックが発生すると、メールが届かなくなります。

ブロックされる原因は1つのIPアドレスからのメールの大量配信という行為そのものです。

なぜなら、

大量配信という行為がスパムメールと似ているからです。

特に添付資料を付けていると、スパムメールでなくてもブロックされる可能性が高いため、BCCでのメールの一斉配信はできるだけ避けるようにしましょう。

「failure notice」や「MAILER-DAEMON」などのエラーメッセージはメールアドレスが間違っているというだけではありません。

プロバイダやキャリアに受信をブロックされているというケースもあります。

メール送信の速度が遅くなる

メールの渋滞

BCCでメールを一斉送信する場合は、同一の送信サーバーからメールを送ることとなります。

サーバーの性能にもよりますが、大量の一斉送信により負荷がかかると、メールの送信速度が遅くなってしまう可能性があります。

その場合、BCCで送ったメールだけでなく、同一サーバーを利用した通常のメールの送受信にも影響してしまいます。

モリゴッド
モリゴッド
いわゆる「メールの渋滞」ですね!

例えば、あなたが会社のPCでBCCの一斉送信による配信遅延を引き起こしてしまった場合、他の全社員のメール送受信の速度が遅くなってしますのです。

「送ったメールが次の日に届いた」なんてこともあり得ます。そうなると、会社やクライアントに多大な迷惑を被るかもしれませんので十分にご注意ください。

個人的なやり取りを他者にも送ってしまう可能性がある

BCCメール受信者は、自分がBCCで受信していると気づかない場合もあります。

例えば、顧客とのメール内容をBCCで共有した相手がBCCと気づかずに、誤って全員に返信すると、顧客にもそのメールが届くこととなります。

顧客は知らない人からいきなりメールが来たと混乱したり、メールの内容によっては読んではいけない内容が含まれている可能性があります。

BCCでのミスは信頼を失いかねませんので十分に注意が必要です。

メルマガの効果改善ができない

BCCメールの一斉送信でメルマガを送った場合にはメルマガの効果の測定ができません。メルマガを送った際は最低でも以下の2つの数値を計測する必要があります。

・メール開封率

・リンククリック率

通常のメーラーではこれらを計測する機能はありませんので、「送って終わり」になってしまいます。

「メール開封率」「リンククリック率」を計測するためにはHTMLメールでメール開封情報を取得する仕組みを確立する必要があります。

HTMLメールを簡単に作れるエディタや効果測定機能がついているメール配信サービスを使えば、簡単に効果測定を実施することができます。

メール配信システムについてはこの後、詳しく解説します。

BCCを利用するメリット

もちろん、BCCにはメリットもありますので紹介します。

メールアドレスを非公開にできる

複数人に対して一斉にメールを送るときに利用します。

・取引先

・顧客

・利害関係のある社内

など、他の受信者に「メールを送っていること」、「受け取っていること」を知られないほうがいい場合にBCCが便利です。

モリゴッド
モリゴッド
新入社員の頃はお客様へのメールはすべて上司をBCCに入れていました!

メールアドレス表示を簡素化できる

大量にTOやCCでメールを送ると、メール受信者に大量のメールアドレスが表示されて邪魔になります。

最悪の場合、肝心な「メールの内容が読まれない」なんてことも起こりえます。

BCCを利用すると、メールアドレスが表示されないため表示が簡素化できるというメリットがあります。

社内での内密な情報の共有

まれではありますが、社内での内密なやりとりなどに利用することがあります。

例えば、

・セクハラの相談

・部下の評価

・喧嘩などのトラブル

状況によって臨機応変にBCCを使うことで、相手にばれたくない場合にこっそりと情報共有をすることができます。

リスクを踏まえたうえでのBCCメール配信

上述したBCCでの一斉配信の危険性やデメリットを考慮したうえで、BCCメールを一斉送信する場合もあるかと思います。

例えば、以下のような状況です。

30人に1回きり一斉送信する

今すぐに一斉送信する必要がある

BCCを使ってはいけない訳ではないので、宛先のミスがないことをしっかりと確認したうえで配信しましょう。

特定電子メール法への対応

特定電子メール法は、「迷惑メール」を規制し、良好なインターネット環境を保つために施行された法律です。

「営利を目的とする団体および営業を営む場合における個人」である送信者が「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信する電子メール」

特定電子メールの送信の適正化に関する法律 (定義) 第二条の二」より

例えば以下のようなメールは特定電子メールに該当します。

・営業上のサービス・商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするウェブサイトへ誘導することがその送信目的に含まれる電子メール

・SNS (Social Network Service) への招待や懸賞当選の通知、友達からのメールや会員サイトでの他の会員からの連絡などを装って営業目的のWebサイトへ誘導しようとする電子メール

「広告または宣伝」、それに関わるウェブサイトへの誘導の有無で「特定電子メール」に該当するかしないかが分けられます。

その他にも

オプトインの取得義務
オプトアウトの導線設置
送信者の表示義務

などがあります。

オプトインとは

特定電子メールの送信について、受信者から事前に同意を得ることです。

オプトアウトとは

受信者側が特定電子メールの受信を拒否することです。

オプトインやオプトアウトをはじめ、「特定電子メール法」については以下の記事でより詳しく解説されています。

「特定電子メール法」とは?違法にならないためのポイントを理解しましょう!

メールの配信内容

上述した、特定電子メール法は営利を目的としたメールに関する法律です。

もちろん、営利目的ではないメールなら、どのようなことを送ってもいい、というわけではありません。

・必要以上の勧誘

・ハラスメント的な内容

・個人情報

など。相手を不快にさせるような内容や法律違反すれすれの内容などは避けるように注意しましょう。

メールの配信頻度

法律に触れる部分ではありませんが、相手の気持ちを考えることが重要です。

例えば、1週間に10通ものメールが届いたらどうでしょうか。

オプトインがとれていてるメールでも、メールが配信数が多いと、迷惑メールと判断して、メールの受信をやめてしまうでしょう。

そうなると、メール配信の目的が達成できないうえに、信用も失ってしまいます。適切なタイミングでの配信を心がけてください。

BCCで一斉送信をするときのマナー

BCCでは、受け取った側は自分以外の誰に送られたのかがわかりません。

そのため、本文に団体名などを入れ一斉送信であることを伝えましょう。

また、「BCCにて失礼します」など、一言添えることで、受信者に申し訳ない気持ちを伝えると悪い印象を与えずに済みます。

・本文に団体名を入れる

・「BCCにて失礼します」と一言添える

注意点として、BCCでの一斉配信を「失礼な行為」と捉える人もいるので、特別重要なお客様には個別でメールを送るほうが無難です。

BCC一斉送信の例文

そのまま使える例文です。

○○会 会員各位
(一斉送信のため、BCCでお送りしています)
関係者 各位
(一斉送信のため、BCCでお送りしています)

応用編です。

例えば、ビジネスにおいて歯医者さんとMTGをしたとします。

歯医者さんは忙しいため、自社を含め各備品を購入している複数の業者と一度でMTGをした場合は以下のようにメールを送ります。

TO :○○医院 △△院長
BCC:□□MTG 出席者各位
(一斉送信のためBCCでお送りしております)

CCでの一斉送信も可能ですが、アドレスの公開に関してメンバー間の合意がとれていない場合はBCC一斉送信で送るのがよいでしょう。

Gmailを使ってBCC一斉送信をする方法

メールソフト利用シェアNo.1のGmailを例にBCCメールの送り方を解説します。

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BCCで一斉送信をする際に、メールアドレスを1件1件入れていると時間がいくらあっても足りません。

そのため、グーループを作成して配信するのがよいでしょう。Gmailの一斉送信ではGoogleコンタクトを使用します。

  • STEP1
    Gmailのホーム画面より「作成」をクリック。新規メッセージのタブが出てくるので「宛先」の中からBCCを選択。
  • STEP2
    BCCをクリックすると連絡先が表示されるので、画面右上より先ほど作成したラベル「テスト」を選択
  • STEP3
    画面左の「すべて選択」をチェックし(特定のユーザーのみ選択も可能)挿入
  • STEP4
    BCCの欄に選択した連絡先が表示されるので、本文などを記載して送信すれば完了

ただし、PCとスマートフォンでで一斉送信の方法が異なります。

Gmailの一斉送信方法の詳細は以下の記事にて詳しく図解しています。

Gmailを使って一斉送信する方法
Gmailを使って一斉送信する方法を徹底解説! 本記事はそんな人に向けて書いています。 この記事を書いている私は、普段からメール配信関係の業務を行っていま...

一斉メール配信はメール配信システムがおすすめ

BCCでのメール一斉配信にメリットはありません。メールやメルマガを一斉配信する場合はメール配信サービスの利用をおすすめします。

メール配信サービスでは上述したBCC配信でのリスクやデメリットを回避することができます。

メール配信サービスでは基本的に1対1のメール配信を行うため、一斉配信による情報漏洩のリスクはありません。

また、複数のIPアドレスを使用してメールを送信するため迷惑メールやブラックリストと認識される心配もないです。

以下、メール配信サービスのメリット一覧です。

メール配信サービスを利用するメリット

・ 効率的にメール配信業務を行える

・ アドレスを一元管理し、負担が減る

・ 配信の効果測定ができる

メール配信サービスは有料のものがほとんどですが、メール送信数によっては月額3,000円程度で利用できたりします。

モリゴッド
モリゴッド
3,000円をけちって世間からの信用を落とすのも馬鹿らしいですね

おすすめのメール配信サービスは下記記事にまとめていますので、一斉メール送信やメルマガ配信を検討している人は参考にしてみてください。

メール配信システム比較2019-2
【初心者向け】目的で選ぶ!メール配信システム比較20選【2020年最新版】 今回はメール配信システムの選び方とおすすめのメール配信システムを20サービス紹介します。 メール配信サービスは...

BCCでの一斉メール送信についてまとめ

まとめ

ここまでBCCの機能について解説した後に、そのリスクや危険性についてお伝えしてきました。

まとめると、BCCでの一斉配信は下記のデメリットがあります。

BCCでの一斉配信のデメリット

・情報漏洩のリスクがある

・迷惑メールと判定されることがある

・ブラックリストに認定される

・メールが届かなくなる可能性がある

反対にメリットはほとんどありません。無料で使用することができますが、リスクを考えるとBCCの利用は絶対に避けるべきでしょう。

対策方法としてメール配信サービスの利用をおすすめしました。

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