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依頼メールの書き方がわかる!ビジネスでよく使われる表現とテンプレート

依頼メールの書き方
新入社員
新入社員
依頼メールを初めて送る
会社員
会社員
依頼メールのテンプレートが欲しい
個人事業主
個人事業主
依頼メールに自信がない

本記事はそんな人に向けて書いています。

この記事を読んでわかること

・依頼メールでよく使われる表現

・依頼メールのテンプレート

・依頼メールを送る際のポイント

・依頼メールで避けたほうが良いフレーズ

この記事を書いている私は4年間営業、2年半コンサルに従事し、現在はWEBマーケティング担当として、メール配信に携わっています。

特に営業やコンサルの時はメールの回数も多く、依頼メールを送ることがたくさんありました。

結論からお伝えすると、依頼メールにはよく使われる表現があります。これらを組み合わせて、状況に応じて送ればスムーズな依頼が可能となります。

今回はビジネス上依頼メールでよく使われる表現やテンプレートなどを紹介します。依頼メールを今すぐ送りたい人の役に立てるかと思いますので是非参考にしてみてください。

依頼メールでよく使われる表現

普段はなかなか使わない丁寧な表現とお願いするときに使う言葉をまとめてみました。

丁寧な表現例

・お手数おかけしますが

・恐れ入りますが

・大変恐縮ではございますが

基本的にこの3つを使っていれば問題ありません。下に行くほど丁寧です。私の場合は基本的にはすべて「お手数おかけしますがor恐れ入りますが」を使用します。

ただし、相手が部長職や社長の場合は「大変恐縮ではございますが」を使います。

これで7年間、怒られたことは1度もありませんので問題ないかと思います。

お願いの表現例

・よろしくお願いいたします

・いただけますと幸いです

・よろしくお願い申し上げます

基本的にこの3つを使っていれば問題ありません。下に行くほど丁寧です。私の場合は基本的にはすべて「よろしくお願いいたしますorいただけますと幸いです」を使用します。

ただし、相手が部長職や社長の場合は「よろしくお願い申し上げます」を使います。

こちらも同様に怒られたり訂正されたことはありません。というもの、実はこのような表現を細かく見ている人はあまりいません。(私もあまり気にしないです)

現在は、LINEやチャットツールなどが連絡手段の主流となっています。そのため、社内とも社外とも今まで以上にフランクにコミュニケーションをとっている印象です。

その影響もあってか、言葉での細かい表現よりも、文章の中身により注目する人が多いのだと思います。

あとは上記を組み合わせるだけですね。

  1. 「お手数おかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。」
  2. 「恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。」
  3. 「大変恐縮ではございますが、ご確認よろしくお願い申し上げます。」

NG例

上述したように、チャットツールなどの影響か「さすがにこれはダメでしょ」と思う表現を使っている人もいます。相手の気分を損ねてしまう可能性があるので、下記のような表現は避けるようにしましょう。

・依頼を投げました

・ご苦労様です(目上の人には使わない)

・取り急ぎのご連絡ありがとうございます

依頼メールの構成

先ほどは表現にしぼって確認をしました。ただし、それだけではメールを送ることはできないですよね。ここからは、『件名』、『本文』、『締めの言葉』に分けて、各パートでのポイントをお伝えします。

件名(タイトル)

メールで一番最初に見られるのが件名(タイトル)です。重要なことは一目見て内容がわかることです。記号なども上手に使い簡潔にわかりやすく伝えましょう。

以下、タイトルの例です。

  1. 資料ご送付のお願い/株式会社〇〇 △△
  2. 【株式会社〇〇】□□のご請求につきまして
  3. 【資料確認のお願い】〇月×日△△会議発表資料/△△

本文

続いて本文です。本文には依頼内容を簡潔に書きましょう!ポイントは3点です。

・依頼内容を明確に書く

・依頼理由をはっきりと伝える

・いつまでに対応してほしいか書く

以下、本文の例です。

社外

 

●●株式会社

▲▲様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の△△です。

本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

早速ですが、本日ご提案させていただきました、

□□についての資料をお送り致します。

 

社内

●●さん

お疲れ様です。〇〇です

1点お願いです。

□□についての資料を今週中に私宛で送っていただけますでしょうか。

来週の会議で全員に配布しようと思っています。

 

締めの言葉

最後に締めの言葉を添えて依頼しましょう。ここで上述した「丁寧な表現」や「お願いの表現」を使いましょう。

再度例文を掲載しておきます。

  1. お手数おかけしますが、ご確認よろしくお願いいたします。
  2. 恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
  3. 大変恐縮ではございますが、ご確認よろしくお願い申し上げます。

依頼メールのテンプレート

それでは上記で解説した構成を元にテンプレートを作成します。

テンプレート1

資料ご送付のお願い/株式会社〇〇 △△

●●株式会社

▲▲様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の△△です。

本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。

早速ですが、本日ご提案いただきました、

□□についての資料をお送りいただけますでしょうか。

社内で共有・検討し、今週中には返答させていただきます。

恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

 

テンプレート2

【資料確認のお願い】〇月×日△△会議発表資料/△△

●●さん

お疲れ様です。〇〇です

1点お願いです。

△△会議の発表資料を送るので、

来週の会議当日までに印刷し、

参加者全員に配布をお願いできますでしょうか。

お手数おかけしますが、ご対応よろしくお願いいたします。

このように件名、本文、締めの言葉を上手く組み合わせるだけで、依頼メールを簡単に作成することができます。

こちらのテンプレートはそのままご利用いたただいても、アレンジして使用していただいても問題ございません。

依頼メールについてまとめ

ここまで依頼メールについて「よく使われる表現」と「テンプレート」についてお伝えしてきました。

これで依頼メールを送る場合に困ることはないと思います。

最後に依頼メールにおいて最も大事なことをお伝えします。それは、相手への気遣いです。もちろん、本記事でお伝えしたようなテンプレワードも重要ですが、それだけではあなたの『気持ち』が入っておらず、相手に心から伝わりません。

メールも大事なコミュニケーションの1つです。相手も人ですので適当に送るのではなくテンプレを元にし、相手によって少しずつカスタマイズしながら利用してください。

あなたの依頼メールが上手くいくことを心よりお祈りします。